Новый филиал в Купчино:
Софийская ул. 8Б/1
БЦ КРОЛ
+7 (812) 449-71-24
+7 (931) 262-78-01
Санкт-Петербург
пр. Обуховской Обороны дом 76/4 литер «А» оф.203 (2 этаж)

О чем нужно помнить при хранении документов

Законодательство подразделяет все документы организации на три группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

У каждого типа документов есть свой срок хранения, который следует соблюдать.

Налоговые документы

К этой группе относятся все документы, где содержится необходимая для исчисления и уплаты налогов информация. Это не только платежные поручения, подтверждающие факт перечисления средств в бюджет, но и Книга учета доходов и расходов, все накладные, чеки, квитанции, акты.

Налоговый кодекс предусматривает четырехлетний срок хранения всех налоговых документов с даты их создания. Иногда этот промежуток времени может увеличиться. Например, при списании амортизации основного средства четыре года надо отсчитывать с того времени, когда амортизация была учтена полностью.

Также не стоит уничтожать документы, в которых содержатся сведения о деятельности компании за последние три года. Эти данные могут быть запрошены налоговым инспектором при проведении внеплановой выездной налоговой проверки.

Бухгалтерские документы

К бухгалтерским документам относится учетная политика и бухгалтерская отчетность, а также первичные документы, сведения по инвентаризации, банковские и кассовые документы. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает срок хранения – пять лет с начала следующего за проведением операции года.

Исключение составляет годовая отчетность, которая не имеет сроков хранения. Документация всегда должна находиться в организации.

Кадровые документы

В течение семидесяти пяти лет следует хранить личные дела сотрудников, личные карточки и заключения по результатам аттестации.

Для документов о режиме работы сотрудников, учете рабочего времени, премировании и командировок, а также ознакомлении с техникой безопасности, предусмотрен срок хранения пять лет.

В течение трех лет хранятся документы о дисциплине труда. Срок хранения графика отпусков составляет один год.

Что делать, если компания закрылась?

В данном случае следует передать в муниципальный архив документы, относящиеся к личному составу. Для других сведений не предусмотрено место хранения. Однако специалисты не рекомендуют уничтожать документы раньше времени, поскольку проверить деятельность организации могут и после ее закрытия.

Наши партнеры